您的位置: 首页 » 法律资料网 » 法律法规 »

厦门市建设工程设备、材料招标投标实施办法

作者:法律资料网 时间:2024-07-06 18:06:11  浏览:8557   来源:法律资料网
下载地址: 点击此处下载

厦门市建设工程设备、材料招标投标实施办法

福建省厦门市建设委员会


厦门市建设委员会关于颁布实施《厦门市建设工程设备、材料招标投标实施办法》的通知

厦建材[2001]21号

各有关单位:

  为了规范建设工程设备、材料招标投标活动,保护国家利益、社会公共利益和招标投标活动当事人的合法权益,提高经济效益,保证建设工程质量,根据《中华人民共和国招标投标办法》及相关法律法规规定,制订了《厦门市建设工程设备、材料招标投标实施办法》,现予颁布,请遵照执行。

厦门市建设委员会
二○○一年 十二月二十八日



厦门市建设工程设备、材料招标投标实施办法

               第一章 总则


第一条 为了规范建设工程设备、材料招标投标活动,保护国家利益、社会公共利益和招标投标活动当事人的合法权益,提高经济效益,保证建设工程质量,根据《中华人民共和国招标投标法》和有关法律、法规,结合本市实际,制定本办法。

第二条 凡在本市辖区内进行建设工程设备、材料招标投标活动应遵守本办法。法律、法规、规章另有规定的从其规定。

本办法所称的建设工程是指土木建设工程、线路管道和设备安装工程、建筑装饰装修工程、园林绿化工程等新建、改建、扩建和技术改造建设工程。

第三条 依照《中华人民共和国招标投标办法》以及《工程建设项目招标范围和规模标准规定》(2000年5月1日国家发展计划委员会发布的第3号令)确定必须进行招标的建设工程,凡由建设单位采购的设备、材料,其采购单位合同估算价在100万元人民币以上的,或者单项合同估算价低于100万元人民币,但项目总投资额在3000万元人民币以上的,必须按本办法实行招标采购。

第四条 本办法所称的建设工程设备、材料等货物的采购是指:

(一)用于工程建设项目本身的各种建筑材料、设备的采购;

(二)工程建设项目中所需的电梯、空调、消防等设施、设备安装与设材料为一体的专项工程,可选择施工招标程序招标采购或设备、材料招标程序招标采购。

第五条 建设工程所需进口的设备、材料的采购,按照国家有关规定进行。属抢险救灾、安全保密及法律法规规章规定的其他情形,以及有其他特殊情况的建设工程设备、材料的采购,经厦门市人民政府批准后,可不实行招标采购。

第六条 市建设行政主管部门是本市建设工程设备、材料招标投标工作的主管部门,厦门市建设工程招标投标管理办公室(下称“市招标办”)具体负责实施建设工程设备、材料招标投标的监督管理工作。

第七条 法定的建设工程设备、材料招标采购活动,应当进入厦门市建设工程交易中心进行。

第八条 建设工程设备、材料招标采购按下列程序进行:

(一)招标人向市招标办办理招标前备案登记手续;

(二)招标人进行招标文件编制;

(三)招标人发布招标公告或发出投标邀请书;

(四)实行资格预审的,招标人向投标申请人发出资格预审文件,进行资格审查,并将预审情况报市招标办备案;

(五)招标人向投标人发售招标文件并同时报市招标办备案;

(六)招标人组织必要的踏勘现场和答疑会;

(七)投标人进行投标文件的编制与递交;

(八)开标;

(九)评标;

(十)定标;

(十一)招标人向市招标办提交招标投标情况书面报告;

(十二)发出中标通知书;

(十三)合同签订与报备。

第二章招标


第九条 建设工程设备、材料招标由招标人或其委托的招标代理机构依法组织实施。

第十条 建设工程设备、材料招标分为公开招标和邀请招标。

全部使用国有资金投资或者国有资金投资占控股或者主导地位的,应当公开招标。

第十一条 自行办理招标事宜的招标人应具备下列条件:

(一)设有专门的招标组织机构或者拥有3名以上专职招标业务人员;

(二)有与招标项目规模和复杂程序相适应并具有同类工程设备、材料招标经验,熟悉有关建设工程招标投标法律的工程技术、工程造价等方面专业人员。

不具备上述条件的,招标人应当委托具有相应资格的工程招标代理机构代理招标,代理招标必须签订书面代理协议,招标代理机构应当在招标人委托的范围内办理招标事宜,并遵守本办法关于招标人的规定。

第十二条 招标人自行办理招标事宜的,在办理招标前备案登记手续时,向市招标办报送自行招标备案文件,文件包括:

(一)设有专门的招标组织机构基本情况;

(二)从事招标工作的工程技术、造价及管理人员的名单、职称证书或执业资格证书及工作经历的证明材料;

(三)招标人或专业人员招标业绩的证明材料。

第十三条 建设工程设备、材料招标应当具备下列条件:

(一)建设工程项目报建手续已办妥;

(二)已领取建设工程规划许可证;

(三)有能够满足招标需要的技术资料或图纸;

(四)满足订货需要的资金已落实;

(五)自行办理招标事宜的项目,招标人应当具备本办法第十一条规定的条件;

(六)委托代理招标的项目,招标代理机构应具备相应资质且已签订书面代理招标协议;

(七)法律、法规、规章规定的其他条件。

具备上述条件的,招标人最迟应当在发布招标公告或者发出投标邀请书的5日前填写《建设工程设备、材料招标前备案登记表》并持相应资料向市招标办办理招标备案登记手续。

第十四条 市招标办对资料齐全的建设工程项目应在接件当日予以办理备案登记,市招标办在接受招标前备案登记资料后,发现招标前期条件不具备、招标人不具备自行招标条件、代理机构不具备相应资、招标公告或投标邀请书有重大瑕疵的,应当责令招标人改正,已经进行的招标活动应当停止。

第十五条 招标人采用公开招标方式的,招标公告应当在国家或者地方指定的报刊、信息网络或其他媒体发布,并同时在厦门市建设工程交易中心信息网上发布。

招标公告应当载明招标人的名称和地址,招标工程的性质、规模、地点、设备、材料名称、规格、数量、质量标准以及获取招标文件的办法等事项。

第十六条 招标人采用邀请招标方式的,应当向3个以上具备相应供货能力、资信良好的特定法人发出投标邀请书。

投票邀请书应当载明本办法第十五条第二款规定的事项。

第十七条 实行资格预审的招标工程,招标人应当在招标公告或投标邀请书中载明资格预审的条件和获取资格预审文件的办法。

资格预审文件一般应当包括资格预审申请人须知、资格预审的方法、通过资格预审的条件、资格预审申请书格式,以及需要申请人提供的有关资质、组织机构、业绩、技术装备、财务方面的证明材料等内容。

第十八条 经资格预审后,招标人应当向资格预审合格的投票申请人发出资格预审合格通知书,告知获取招标文件的时间、地点和方法,并同时向资格预审不合格的投票申请人告知资格预审结果。

依法必须实行公开招标的工程,招标人应当允许所有资格预审合格的投票申请人参加投标。

招标人最迟应当在发出资格预审合格通知书的同时,将资格预审资料报送市招标办备案。市招标办发现资格预审文件内容、预审过程和结果有违法违规的,应当书面要求招标人或其代理机构改正。

第十九条 招标人应当根据招标工程的特点和需要编制招标文件,招标文件是组织招标、投标、开标、评标、定标、签订合同的依据,编制应做到认真细致,内容准确,招标条件应公平、合理、合法。招标文件应当包括下列内容:

(一)招标须知:包括工程概况、招标范围、资格审查文件、资金来源或落实情况、投标条件要求、投标费用、招标文件组成、澄清、修改、投标文件的编制、递交、修改与撤回、投标报价、开标的时间和地点、评标的方法和标准、投标有效期、招投标活动日程安排、合同签订要求等方面内容;

(二)合同主要内容:包括合同条件、合同格式;

(三)技术和质量要求、参数及标准;

(四)投标文件格式;

(五)设备、材料清单、图纸或者其他技术资料;

(六)要求投标人提交的辅助资料以及其他需要说明的事项。

第二十条 依法必须进行设备、材料招标采购的,招标人最迟应当在招标文件发出的同时将招标文件报送市招标办备案,市招标办发现招标文件中有违法违规内容的,应当书面要求招标人改正。

第二十一条 招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改的,应当在招标文件要求提交投标截止时间至少15日前,以书面形式通知所有投标人并同时报市招标办备案。该澄清、修改、补充的内容均为招标文件的组成部分。

第二十二条 招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间,自招标文件开始发售之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不得少于20日。

第二十三条 招标项目设有标底的,标底应当保密,标底价格由招标人编制。标底价格应根据国家、省、市发布的有关价格政策、市场信息综合价,并结合招标项目的实际情况和市场变化、供货运输方式及周期等具体因素综合取定。

第三章投标

第二十四条 投标人需根据资格预审文件或招标文件向招标人提供下列文件:

(一)企业法人营业执照;

(二)资格证明文件(1)法人代表授权书(2)生产厂家的授权信;

(三)与投标相关的生产技术能力及设备状况说明或供应商的供货能力说明;

(四)产品生产许可证、产品鉴定证书和有关的检测报告;

(五)资信(资金)证明;

(六)如以联合体投标的,应提供共同投标的协议书。

(七)其他有关资料、证明文件。

第二十五条 投标人对招标文件有疑问需要澄清的,应当以书面形式向招标人提出。招标人可以依法在招标文件中对投标人提出疑问的期限做出规定。

第二十六条 投标文件应当包括下列内容:

(一)投标函,包括投标报价、供货周期、质量标准、对合同条款的确认等主要内容;

(二)授权委托书;

(三)设备、材料清单报价表;

(四)要求一览表;

(五)规格响应表;

(六)投标书辅助资料;

(七)采取资格后审的,提供资格证明文件;

(八)如以联合体投标的,还应提供共同投标的协议书;

(九)招标文件要求提供的其他资料。

第二十七条 招标人可以在招标文件中要求投标人提交投标担保,投标担保可以采用投标保函或投标保证金的方式。投标保证金可以采用现金、支票、银行汇票等方式提交,投标保证金的数额视招标项目规模大小而定,一般不超过投标总价的2%,最高不得超过50万元。

投标人必须按照招标文件要求的方式和金额,将投票保证金或者投标保函按规定提交给招标人。

第二十八条 投标人应当在招标文件规定的投标截止时间前,将投标文件密封送达指定地点。招标人收到投标文件后,应当向投标人出具标明签收时间和签收人的凭证,并妥善保存。在开标前,任何单位和个人均不得启封。

在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件为无效的投标文件,招标人应当拒收或原封退回。投标截止时间后,投标人少于三个的,招标人应当依照本办法重新招标。

第二十九条 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件,并书面通知招标人。补充、修改的内容为投标文件的组成部分,并应当按规定送达、签收和保管。

第三十条 两个以上法人可以组成一个联合体,以一个投标人的身份共同投标。联合体各方均应当具备承担招标项目的能力;国家、省、市有关规定或者招标文件对投标人资格条件有规定的,联合体各方均应当具备规定的相应资格条件。由同一专业单位组成的联合体。对资质等级有规定的,按照资质等级较低的单位确定资质等级。

联合体各方应当签订共同投标协议,明确约定各方拟承担的工作和责任,联合体中标的,联合体各方应当共同与招标人签订合同,就中标项目向招标人承担连带责任。

招标人不得强制投标人组成联合体共同投标,不得限制投标人之间的竞争。

第三十一条 投标人不得相互串通投标,不得排挤其他投标人的公平竞争,损害招标人或者其他招标人的合法权益。

投标人不得与招标人串通投标,损害国家利益、社会公共利益或者其他的合法权益。

禁止投标人以向招标人或者评标委员会成员行贿的手段谋取中标。

第三十二条 投标人不得以低于成本的报价竞标,也不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假,骗取中标。


第四章开标、评标和定标


第三十三条 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行;开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

第三十四条 开标由招标人主持,邀请所有投标人参加。也可邀请公证机构对开标、评标等招标活动进行公证。

第三十五条 开标时,由投标人或者其集体推选的代表检查投标文件的密封情况,招标人委托公证的,则由公证机构进行检查并公证。经确认无误后,由有关工作人员当众拆封,宣读投标人名称、投标报价和投标文件的其他主要内容。

招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有符合规定的投标文件,开标时都应当当众予以拆封、宣读。

开标时,发现投标文件未按照招标文件的要求密封的,视为无效投标文件,不予送交评审。

开标过程应当记录,并存档备查。

第三十六条 投标人的法定代表人或其委托代理人应参加开标会议,同时,参加开标会议的投标人的法定代表人或委托代理人应随带本人身份证,委托代理人尚应随带参加开标会议的授权委托书,以证明其身份。开标会议上,招标人查验身份时投标人的法定代表或其委托代理人不能出示以上证件、资料的,视为投标人未参加开标会议。投标人未参加开标会议的,视为自动放弃投标,不予送交评审。

第三十七条 评标由招标人依法组建的评标委员会负责。

评标委员会由招标人或其委托的招标代理机构熟悉相关业务的代表,以及有关的技术、经济等方面的专家组成,成员为5人以上单数,其中招标人、招标代理机构以外的技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会的专家成员,应当由招标人在开标前从有关部门确定的专家名册中确定。一般招标项目应当采取随机抽取方式,特殊招标项目可以由招标人直接确定。

与投标人有利害关系的人以及对招标投标活动实施监督的行政监督部门工作人员不得进入相关工程的评标委员会,已经进入的应当更换。评标委员会成员名单在中标结果确定前应当保密。

第三十八条 招标人应当采取必要的措施,保证评标在严格保密的情况下进行。任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。

第三十九条 评标委员会应当根据招标文件规定的评标标准和方法,对投标文件初步评审和详细评审,并对其评标结果签字确认。招标文件中没有规定的标准和方法不得作为评标的依据。

第四十条 评标委员会可以书面方式要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容作必要的澄清、说明或者补正。投标人进行澄清、说明或者补正应以书面方式进行并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

投标人拒不按照招标文件要求对投标文件进行澄清、说明或者补正,评标委员会可以否决其投标。

第四十一条 在评标过程中,评标委员会发现投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的,该投标人的投标应作为废标处理。

第四十二条 评标委员会应当审查每一投标文件是否对招标文件提出的所有实质性要求和条件做出响应。未能在实质上响应的投标,应作为废标处理。

第四十三条 评标委员会应当根据招标文件,审查并逐项列出投标文件的全部投标偏差。投标偏差分为重大偏差和细微偏差。

第四十四条 下列情况属于重大偏差:

(一)投标文件没有法定代表人或其授权代表签字或盖章和加盖公章的;

(二)没有按照招标文件要求提交投标担保或者所提供的投标担保有瑕疵的;

(三)组成联合体投标的,投标文件未按要求附联合体各方共同投标协议的;

(四)投标文件中载明的招标项目的质量、标准、参数、规格和供货期限不符合招标文件要求的;

(五)投标人以低于成本价报价竞争的;

(六)不符合招标文件中规定的其他实质性要求。

投标文件有上述情形之一的,为未能对招标文件做出实质性响应,并按本办法第四十二条规定作废标处理。招标文件对重大偏差另有规定的,从其规定。

第四十五条 评标委员会根据本办法相应的规定否决不合格投标或者界定为废标后,因有效投标不足三个使得投标明显缺乏竞争的,评标委员会可以否决所有投标。

评标委员会经评审,认为所有投标文件都不符合招标文件要求的,可以否决所有投标。

依法必须进行建设工程项目的设备、材料招标采购的所有投标被否决的,招标人应当依法重新招标。

第四十六条 招标文件中规定的评标标准和方法应当合理,不得含有倾向或者排斥潜在投标人的内容,不得妨碍或者限制投标人之间的竞争。评标可以采用综合评估或者法律、法规、规章允许的其他评标方法。

第四十七条 采用综合评估法的,应当对投标文件提出的投标报价、设备、材料规格响应情况、供货期限、提供的设备、材料的技术标准、质量、参数等,能否最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准进行详细评审和比较。以打分方式进行评估的,涉及对投标人有歧视性待遇或地方保护主义的各种评比奖项不得额外计分。需要量化的因素及其权重应当在评标标准和方法中明确规定。

第四十八条 评标委员会完成评标后,应当向招标人提出书面评标报告,阐明评标委员会对各投标文件的评审和比较意见,并按照招标文件规定的评标方法,推荐不超过3名有排列顺序的中标候选人,招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人,招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。

使用国有资金投资或者国家融资的项目,招标人应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同,或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的,招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人。

排名第二的中标候选人因前款规定的同样原因不能签订合同的,招标人可以确定排名第三的中标候选人为中标人。

第四十九条 依法必须进行招标的设备、材料,招标人应当自确定中标人之日起十五日内,向市招标办提交招标投标情况的书面报告。招标人提交的招标投标书面报告应当包括下列内容:

(一)招标投标基本情况,包括招标范围、招标方式、资格审查、开标评标过程、确定中标人的方式及理由等。

(二)相关招投标文件的资料,包括招标备案登记资料、招标公告或者投标邀请书、资格预审文件、资格预审申请书、资格预审报告、招标文件(含澄清、修改文件)、开标记录、评标委员会名单、评标报告(含评标的其他资料)、中标人的投标文件等资料。

前款二项中已先行办理过备案的有关文件资料,无须重复提交。

第五十条 市招标办自收到书面报告之日起五日内,未通知招标人在招标投标活动中有违法违规行为的,招标人可以向中标人发出中标通知书,同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

第五十一条 招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内,按照招标文件和中标人的投标文件签订书面采购服务合同;招标人和中标人不得再另行签订背离合同实质性内容的其他协议。

招标文件要求中标人提交履约担保的,中标人应当提交。

第五十二条 招标文件连同中标人的投标文件、招标文件的澄清或者修改通知、答疑文件、中标通知书均为签订合同不可分割部分,中标人接到中标通知书后,应按中标通知书规定的时间会同招标人依据《中华人民共和国合同法》以及有关法律、法规、招标文件中规定的合同格式等规定,在招标文件、中标人的投标文件、招标文件的澄清或者修改通知、答疑文件、中标通知书的基础上签订采购服务合同,签订合同时双方不得擅自附加不合理条款。

第五十三条 中标人不与招标人在规定的时间内签订合同或者不按要求提交履约担保的,投标保证金不予退还并取消其中标资格,并可按规定授标于其他投标人,原中标人还需赔偿有关损失并承担相应的法律责任,招标人与中标人签订合同前,发现中标人的法律地位与资格审查结果发生实质性改变的,可以取消其中标资格。

出现前款情形,招标人应按第四十九条规定向市招标提交书面报告。

第五十四条 招标人无正当理由不与中标人签订合同,除需双倍返还投标保证金外,还需赔偿有关损失并承担相应的法律责任。

第五十五条 采购服务合同签订后,双方要严格按照合同约定履行义务,完成中标任务,中标人不得向他人转让中标项目,也不得将中标项目肢解后向他人转让。

第五十六条 合同签订后7日内,中标人应将合同副本一份报市招标办备案。


第五章附则


第五十七条 建设工程设备、材料招标投标中的违法行为,由市建设行政主管部门、市招标办及相关部门依据职责和执法责任予以责令改正,并依法予以处罚。

第五十八条 本实施办法由市建设行政主管部门负责解释。

第五十九条 本实施办法施行之日原厦建材字(1998)041号、厦建材字(1999)016号、厦建建字(1999)017号、厦建建字(1999)020号文同时废止。

第六十条 本实施办法自2002年1月1日起施行。


下载地址: 点击此处下载

全国人民代表大会常务委员会关于批准《中华人民共和国和伊拉克共和国领事条约》的决定

全国人民代表大会常务委员会


全国人民代表大会常务委员会关于批准《中华人民共和国和伊拉克共和国领事条约》的决定

(1990年6月28日通过)

第七届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议决定:批准外交部副部长齐怀远代表中华人民共和国于1989年10月27日在北京签署的《中华人民共和国和伊拉克共和国领事条约》。


关于印发有关全国妇联机关信息档案制度的通知

全国妇联办公厅




妇厅字〔2005〕12号



关于印发有关全国妇联机关信息档案制度的通知

全国妇联机关各部门、各直属单位:
为了使机关信息网络管理工作及档案管理查询工作更加规范化、制度化,充实机关信息档案类规章制度,重新修订了《计算机及网络使用制度》、《全国妇联档案管理工作细则》、《档案借阅规定》、《机关文印管理规定》4项管理规定。现印发给你们,请在工作中遵照执行。


全国妇联办公厅
2005年6月25日


计算机及网络使用制度
一、互联网使用规定
1、各部门需指定一名网络信息员负责日常网络管理和上网信息传递管理等。
2、要求新增或更改互联网信息口的部门或个人,需提出申请,经部门负责人及办公厅审批后,由办公厅信息处实施,不得擅自使用及更改网络线路及参数设置。
3、为充分利用服务器空间资源,电子邮箱用户应及时收取及保存邮件,不宜在电子邮件服务器上保留备份,不发送超过5兆以上的大邮件。
4、使用中国妇女网发布信息,须经部门负责人同意,报办公厅申请审批后,办公厅信息处按程序办理。
5、网络使用者必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家保密局《计算机信息系统国际互联网保密管理规定》,有责任保障网络安全,不得在网上操作任何有关国家机密的信息。
6、不得访问国家明令禁止的非法网站;不得访问国内外的反动、淫秽网站;不得下载各种非法信息;不得在网上散布反动、淫秽、有损于国家声誉和形象的各种信息。网络使用者不得在网上散布、下载、传播任何计算机病毒,不得有黑客行为。
二、计算机使用规定
1、不得擅自将私有或外来的零配件、设备等加入到本单位的计算机设备中或网络中。不得擅自安装使用未经认可、允许的游戏和盗版软件。
2、如工作需要增加或更新设备的,须向办公厅提交申请,按更新计划进行。
3、各部门不得擅自处理计算机、打印机、复印机等设备,如捐赠、报废或作其他处理须经信息处作设备状况鉴定后,报办公厅资产处办理相关手续。
三、计算机借用规定
1、借用计算机及相关设备应先填写设备借用单,并按期归还。
2、借用人应妥善保管好借用的设备,凡因借用人保管不善,遗失借用设备,要按设备使用年限折价赔偿。
四、计算机耗材领取规定
领取计算机耗材(包括软盘、光盘、U盘、打印机硒鼓等)须填写计算机耗材领取单,经部门主管领导签字后到办公厅信息处领取,费用从部门经费中支出。
五、直属单位相关规定
直属单位除遵守以上规定外,根据网络客户端占用网络及服务资源的多少缴纳成本费用,每信息点960元/年;网络客户终端应由本部门专人负责维护,网络主管部门给予技术支持。


全国妇联档案管理工作细则

根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,特制定本细则。
一、立卷单位的职责、任务和要求
(一)机关各部门、办公厅各处(室)均为立卷单位。各单位要建立立卷制度,各部门要配备专职或兼职档案管理人员,负责本部门立卷归档工作的指导、检查、编目等工作,于次年5月底前统一送交办公厅档案处存档。
(二)承办单位、承办人负责立卷,协办单位、协办人辅助立卷。档案管理人员或承办人依据立卷归档要求,将阅办完毕的文件随时整理归卷,有文号的文件要将发文稿连同正式文件一并交办公厅秘书处,由办公厅秘书处统一归档。各种内部文件和会议文件(包括照片、录音带、录像带、电子介质等)也要注意及时收集整理,保证归档文件齐全完整。办公厅信息处协助各部门将声像资料定期制成光盘交办公厅档案处保存。
(三)基建类档案的管理按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
(四)财会类档案的管理按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。
二、归档案卷的质量要求
(一)整理要求:归档文件应完整,已破损的文件应予托裱,字迹模糊或易褪变的文件(传真件)应予复制,复制件与原件一并归档;归档文件禁止使用铅笔、圆珠笔和红墨水(纯蓝墨水);去掉金属物,用线绳装订。
(二)整理规则:要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
1、在归档的文件材料中,应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。
2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的计划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
3、卷内文件材料应区别不同的情况进行排列。密不可分的文件材料应依顺序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;非诉讼案件卷,结论、决定、判决性文件材料在前,证明、依据等材料在后;其他文件材料依形成规律或特点,按时间顺序或重要程序排列。
4、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。页号统一编在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角;不装订的案卷在每份文件的右上角编写件号;图表、声像材料应在装具上或声像材料的背面逐件编号。卷内文件材料的厚度不超过100页,如文件过多,可分册立卷。
5、案卷要按规定格式逐件填写卷内文件目录,对文件的题名不要随意更改和简化;没有题名的要拟写题名,没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和内容。卷内目录装订在卷首。
6、案卷封皮,应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简明、确切,使用简称应通用易懂。用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
7、有关卷内文件材料的情况说明,填写在卷内备考表内,若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名和立档时间填上。
8、归档的照片要在背面加注说明和时间,单独编制目录,底版应同照片放在一起归档;录音带、录像带要标明内容和形成的时间,单独编制目录。
9、每个立卷部门按年度案卷之间的联系进行排列,分别编制永久、长期或短期的案卷目录,编文书处理号。
(三)各部门档案管理人员要对归档的案卷进行检查,办公厅档案处业务人员逐卷验收,合格后由办公厅档案处归档。案卷目录和卷内目录要打印,移交时需附目录电子版。
三、档案移交规定
(一)各部门每年形成的案卷,一般应在第二年5月底前向办公厅档案处移交(移交永久、长期卷,短期卷自存),如有特殊情况需推迟移交时间,必须向办公厅档案处说明原因,最迟不得超过6月底。
(二)向办公厅档案处移交档案时,要按照案卷目录点交清楚,由双方交接人签字。案卷目录一份交办公厅档案处,一份存原单位。
(三)临时机构形成的文件,也要按照上述办法整理立卷,在工作全部结束后完整地向办公厅档案处移交。
附件:文书档案保管期限规定


附件:
文书档案保管期限规定

一、文书档案保管的期限为永久、长期、短期三种(永久、长期卷将根据时间年限移交中央档案馆)。
二、确定文书档案保管期限的原则
1、凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的,对机关的工作和历史研究有长远使用价值的文件材料,列为永久保管。主要包括:机关制定的属于法规、政策性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的主要文件材料;重要的请示、报告、总结;综合统计报表;机构演变、机关领导人任免的文件材料;上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件材料。
2、凡是反映机关一般活动,在较长时间对机关工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。主要包括:机关一般工作问题的文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作中形成的一般文件材料;上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料;下级机关报送的重要工作情况等文件材料。
3、凡是较短时间内对机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。主要包括:机关一般事务性的文件材料;上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务,但要贯彻执行的文件材料;下级机关报送的一般工作情况等文件材料。

档案借阅规定

机关内部借阅
一、机关的档案,原则上只限机关正式人员借阅。档案必须由使用人亲自借阅,一般情况不得请他人代借。
二、机关干部可通过内部办公网查阅本部门档案,但不得下载,如工作需要,可到办公厅档案处打印复制。确因工作需要利用其他部门档案的,可向办公厅档案处说明原因,经允许进行登记调阅。如需调阅密级文件,须经办公厅领导签批。
三、机关各部门、各直属单位因出版各类书籍、音像等制品需要查阅档案,应报请办公厅,经批准后方可查阅,根据查阅量收取一定维护管理费用。
四、借阅档案必须履行登记手续,调阅人对调出的案卷要妥善保管,不得任意转借、遗失、污损和乱改乱画,更不得拆散原卷或抽取文件。如发生上述情况,应按照《中华人民共和国档案法》有关处罚规定处理。
五、借出的案卷,使用完毕应及时退还,一般不得超过两周。
六、机关干部调动时,须经办公厅档案处核实确认档案已归还,并出据证明后,方可办理调动手续。
七、各部门档案管理人员不得私自对外部门或外单位提供网上查询档案。为保证网上查询档案的安全性,部门档案管理人员应不定期到档案处修改本部门查询密码。

外单位利用
一、机关各部门介绍的协作单位利用档案,必须持单位介绍信,由部门领导批准,经办公厅档案处报办公厅批准,方可查阅档案。查阅范围仅限于与协作项目相关的内容。
二、档案原件只能在档案处查阅,不外借。允许利用的档案资料如外带,只能由办公厅档案处提供文本或音像档案的复制品。
三、对于一般档案资料的抄录、复制,档案处应严格管理,重要的须经办公厅领导批准。
四、外单位利用机关档案,按有关规定收取相应的管理和复制费用。

机关文印管理规定

一、打印文件范围及要求
1、书记处领导讲话、红头文件等;
2、打印各类红头文件须经部门负责人签字;
3、打印的文稿必须字迹工整清晰,铅笔字、红笔字均不予打印;
4、急需打印的非文件性稿件,须经部门负责人签字,打印费用按社会统一标准计算;
5、一般情况下,按接送稿的先后顺序打印,有急、要件,须部门以上领导批示,打印费用按急件计算。部门人员自行录入的文稿,可优先进行排版。
二、复印文件范围
1、书记处领导讲话,相关部委机关转发的文件,全国妇联各种红头文件,常执委会议、主席会议等会议文件。
2、复印报纸、成册书籍、各种讲释、材料,须经部门领导签字,复印费用按社会统一标准计算。
三、其他
1、送件人员严格按照登记制度登记打印、复印的份数;
2、文件由部门校对后,由校对人签字方可印刷;
3、直属单位和有复印机的部门,原则上不予复印,如有特殊情况,按社会统一标准收费。自带纸张不予复印。如需打字员加班,其交通、误餐问题由加班部门解决。