档案信息化管理措施
闵涛
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。、
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2档案信息资源建设
3.2.1 档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2 加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
西双版纳州人民政府办公室关于印发西双版纳州行政执法过错责任追究办法的通知
云南省西双版纳傣族自治州人民政府办公室
西双版纳州人民政府办公室关于印发西双版纳州行政执法过错责任追究办法的通知
西政办发〔2006〕77号
各县、市人民政府，州直各委、办、局：
为了认真推行行政执法责任制，规范和监督行政执法行为，促进行政机关依法行政，经州人民政府同意，现将《西双版纳州行政执法过错责任追究办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
二OO六年七月十三日
西双版纳州行政执法过错责任追究办法
第一章 总 则
第一条 为促进依法行政，规范行政执法行为，保护公民、法人和其他组织的合法权益，根据国务院办公厅《关于推行行政执法责任制的若干意见》和《云南省行政执法责任制追究办法》的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法所称的行政执法过错责任，是指行政执法机关及其行政执法人员在行政执法活动中，因故意或者过失，作出的违法或者明显不当的具体行政行为，以及不履行法定职责的不作为行为，依法应当承担的责任。
第三条 本州各级行政执法机关及其行政执法人员的行政执法过错责任追究适用本办法。
法律、法规另有规定的，从其规定。
第四条 行政执法过错责任追究，应当坚持事实求是、遵循权责一致、教育与惩戒相结合和公平、公正、公开的原则。
第五条 县级以上人民政府统一领导本行政区域的行政执法过错责任追究工作。
县级以上人民政府及其所属行政执法机关的法制机构负责承办本级政府、本机关追究行政执法过错责任的具体工作，并履行下列职责：
（一）对行政执法责任追究案件进行立案审查；
（二）对已立案的案件进行调查、审理；
（三）拟订行政执法责任追究决定书；
（四）执行和监督执行行政执法责任追究决定书；
（五）拟定应当由监察、人事任免机关、司法机关处理的案件移送书；
（六）法律、法规规定的其他职责。
监察、人事等部门应当按照各自职责做好行政执法责任追究的相关工作。
第六条 各级行政执法机关实施行政执法过错责任追究制度和追究工作情况纳入行政执法责任制评议考核范围，作为工作目标管理和岗位考核的内容。
第二章 过错行为
第七条 制定规范性文件违法并造成下列危害后果的，应当追究行政执法责任：
（一）引起群众举报、投诉，被上级机关依法撤销的；
（二）造成群众集体性上访，社会影响恶劣的；
（三）造成行政赔偿后果的；
（四）其他严重危害后果的。
第八条 制定规范性文件不依法报送备案或者不按时报送备案的，应当追究行政执法责任。
第九条 在实施行政许可过程中的下列行政执法过错行为，应当追究行政执法责任：
（一）擅自设定行政许可项目，或者没有法律、法规和规章依据实施行政许可的；
（二）未按照规定将许可的事项、依据、范围、条件、数量、程序、期限、需提交的全部材料目录和申请书示范文本以及监督电话在办公场所公示的；
（三）对符合法定条件的行政许可申请不予受理、不予许可或者未在法定的期限内作出行政许可决定的；
（四）在受理、审查、决定过程中，未向申请人、利害关系人履行法定告知义务的；
（五）依法应当举行听证而不举行听证的；
（六）对不符合法定条件的申请人准予行政许可或者超越法定职责作出准予行政许可决定的；
（七）违反规定，未经招标、拍卖或者考试，或者不根据招标、拍卖结果、考试成绩择优作出行政许可决定的；
（八）对申请材料齐全、符合法定形式且能够当场作出行政许可决定，但实施机关不当场作出行政许可决定的；
（九）未在法定期限内送达行政许可批文或证书的；
（十）行政许可机关依法改变已生效的行政许可决定，依法应当补偿而不补偿被许可人的，或者违法改变已生效的行政许可决定的；
（十一）监督检查时，妨碍被许可人正常生产经营活动的；
（十二）违反规定增设许可条件的；
（十三）无法定依据擅自收费或者不按照规定项目和标准收费的；
（十四）对涉及不同部门的行政许可，在规定期限内不办理、延迟办理，或者办理完毕后应当及时移交其他部门而不及时移交的，或者故意拖延移交的；
（十五）将行政许可违法委托给法人和其他组织行使的；
（十六）违反行政许可其他规定，损害许可申请人合法权益的。
第十条 在实施行政处罚过程中的下列行政执法过错行为，应当追究行政执法责任：
（一）无法定处罚依据和事实依据实施行政处罚的；
（二）擅自设定行政处罚或者改变行政处罚种类、幅度的；
（三）指派、委托不具备行政执法资格的组织、人员实施行政处罚的；
（四）对当事人的同一违法行为重复罚款的；
（五）违反罚缴分离规定，擅自收取罚款的；
（六）对当事人进行罚款、没收财物的处罚不开具法定部门制发的罚款、没收财物单据的；
（七）应当移交司法机关追究刑事责任而不移交的；
（八）玩忽职守，对应当予以制止和处罚的违法行为不予制止、处罚的；
（九）未履行法定告知义务的；
（十）依法应当组织听证而不组织听证的；
（十一）实施行政处罚显失公正的；
（十二）其他违反行政处罚规定的。
第十一条 在实施行政征收、征用过程中的下列行政执法过错行为，应当追究行政执法责任：
（一）无法定依据、法定职权实施征收、征用的；
（二）擅自设立征收、征用项目，或者擅自改变征收、征用范围和标准的；
（三）未按法定程序实施征收、征用的；
（四）其他违反征收、征用规定的。
第十二条 在实施行政检查过程中的下列行政执法过错行为，应当追究行政执法责任：
（一）无法定依据、法定职权实施行政检查的；
（二）超越法定权限实施行政检查的；
（三）以非正当目的实施行政检查的；
（四）不按法定程序、时限实施行政检查的；
（五）放弃、推诿、拖延、拒绝履行行政检查职责的；
（六）隐瞒、包庇、袒护、纵容违法行为的；
（七）其他违反行政检查工作规定，损害行政管理相对人合法权益的。
第十三条 在实施行政强制过程中的下列行政执法过错行为，应当追究行政执法责任：
（一）无法定职权或者超越法定职权实施行政强制的；
（二）无法定事实依据实施行政强制的；
（三）违反法定程序实施行政强制的；
（四）擅自使用、丢失、损毁被查封、扣押、冻结财物的；
（五）其他违反行政强制规定，损害行政管理相对人合法权益的。
第十四条 在实施行政确认过程中的下列行政执法过错行为，应当追究行政执法责任：
（一）无法定职权或者超越法定职权实施行政确认的；
（二）无法定事实依据实施行政确认的；
（三）违反法定程序实施行政确认的；
（四）其他违反行政确认规定的。
第十五条 在实施其他行政管理过程中的下列行政执法过错行为，应当追究行政执法责任：
（一）违法集资、摊派费用，或者要求公民、法人和其他组织履行非法定义务的；
（二）侵犯公民、法人和其他组织的合法经营自主权的；
（三）要求公民、法人和其他组织接受无法定依据的指定服务，或者购买无法定依据的指定商品的；
（四）损害公民、法人和其他组织人身权、财产权的其他违法执法行为的；
（五）违反有关规定，截留、私分、挪用依法收取的费用、罚没款、征收款，截留、私分、使用、损毁被没收、征收、征用财物的；
（六）其他超越法定职权乱作为的。
第十六条 不履行法定职责的下列不作为行为，应当追究行政执法责任：
（一）依法应当履行或者经公民、法人和其他组织请求，拒绝履行法律、法规和规章规定的特定义务的；
（二）拒绝、拖延执行上级机关依法作出的行政决定的；
（三）在法定期限内不履行或者不全面履行法定义务的；
（四）不依法给予公民、法人和其他组织行政赔偿、行政救济、行政补偿、行政给付的；
（五）依法应当向公民、法人和其他组织出具凭证而未出具的；
（六）其他法律、法规和规章规定应当作为而不作为的。
第三章 过错责任追究形式
第十七条 对损害行政管理相对人合法权益，造成不良社会影响或者其他危害后果的行政执法过错行为，应当追究有关行政执法机关及其行政执法人员的行政执法过错责任。
第十八条 行政执法机关承担的行政执法责任包括：
（一）责令自行纠正或者限期整改；
（二）通报批评；
（三）取消当年评比先进的资格。
法律、法规和规章另有追究规定的，从其规定。
第十九条 行政执法人员承担的行政执法责任包括：
（一）诫免谈话或者责令书面检讨；
（二）通报批评；
（三）暂扣行政执法证件；
（四）责令离岗培训；
（五）调离执法岗位；
（六）取消执法资格。
法律、法规和规章另有追究规定的，从其规定。
第二十条 发生行政执法过错行为的，对行政执法人员按下列情形追究行政执法过错责任：
（一）承办人未经审核人、批准人审核、批准而擅自作出的，追究承办人的行政执法过错责任；
（二）承办人弄虚作假、徇私舞弊，致使审核人、批准人未能正确履行审核、批准职责，追究承办人的行政执法过错责任；
（三）虽经审核人审核、批准人批准，但承办人不依照审核、批准内容实施的，追究承办人的行政执法过错责任；
（四）承办人因过失提出错误意见，审核人、批准人应当发现而没有发现，或者发现后未予纠正，按所起作用大小追究承办人、审核人、批准人的行政执法过错责任；
（五） 审核人不采纳或者改变承办人正确意见，批准人应当发现而没有发现，按照审核人意见批准的，按所起作用大小追究审核人、批准人的行政执法过错责任；
（六）审核人未报请批准而直接作出错误决定的，追究审核人的行政执法过错责任；
（七）批准人改变承办人、审核人正确意见，或者未经承办人拟办、审核人审核，批准人直接作出错误决定的，追究批准人的行政执法过错责任。
第二十一条 经行政执法机关集体讨论决定作出的行政执法过错行为，追究主要负责人的行政执法过错责任，其他参与讨论的领导人也要追究一定的过错责任。
第二十二条 两个以上行政执法机关联合执法、集中执法活动中发生的行政执法过错行为，追究有关行政执法机关及其负责人的行政执法过错责任。
第二十三条 行政执法人员执行公务时，认为上级的决定、命令有错误的，可以向上级提出改正或者撤销该决定、命令的意见；上级不改变该决定、命令，或者要求立即执行的，执行后产生的行政执法过错行为，由上级承担相应责任；但行政执法人员执行明显违法的决定、命令的，应当依法承担相应的行政执法过错责任。
第二十四条 行政执法人员有下列情形之一的，应当从重追究其行政执法过错责任：
（一）明知行政执法行为错误，但不及时制止、停止或者积极采取措施予以纠正的；
（二）一年内发生三次以上行政执法过错行为，或者两次以上被追究行政执法过错责任，仍然发生同一性质、同一种类行政执法过错行为的；
（三）干扰、阻碍、抗拒对其行政执法过错行为进行调查的；
（四）对投诉人、检举人、控告人或者责任追究承办人员打击报复的。
第二十五条 对共同行政执法过错行为的发生具有辅助或者次要作用的行政执法人员，应当比照对该行为的发生具有决定性作用或者主要作用的行政执法人员从轻或者减轻追究。
第二十六条 行政执法人员发现行政执法过错行为，并积极采取补救措施，防止危害后果发生的，可以不追究其行政执法过错责任；采取的补救措施，未能防止危害后果发生的，应当承担行政执法过错责任，但可以从轻或者减轻追究。
第二十七条 行政执法机关及其行政执法人员有下列情形之一的，不承担行政执法过错责任：
（一）因不可抗力发生的行政执法过错行为；
（二）因正当防卫、紧急避险等原因发生的行政执法过错行为；
（三）因行政管理相对人的过错造成的行政执法过错行为。
（四）其他依法不应承担行政执法责任的情形。
第二十八条 行政执法过错行为情节、危害后果显著轻微的，没有造成危害后果的，可以不予追究行政执法过错责任。
第二十九条 根据行政执法人员的行政执法过错行为的性质、情节、后果，行政执法过错责任追究机关可以给予下列形式的处理：
（一）情节轻微、危害后果不大的，诫免谈话或者责令书面检讨；
（二）情节轻微，社会影响较大的，通报批评；
（三）情节严重，危害后果较大的，暂扣行政执法证件或者责令离岗培训；
（四）情节严重、性质恶劣，危害后果巨大的，调离执法岗位并取消执法资格。
行政执法人员年度考核不合格的，行政执法过错责任追究机关可以视情况按照前款规定形式处理。
第三十条 有下列情形之一的，责令责任机关限期整改；情节严重的，给予通报批评或者取消评比先进资格并追究该机关负责人的行政执法责任：
（一）一年内行政执法人员5%被上级机关追究责任的；
（二）一年内在行政复议和行政诉讼中，60%的案件被确认违法或者撤销的；
（三）在外部评议中群众满意度较低的；
（四）行政执法评议考核不合格的。
第三十一条 对行政执法过错责任人给予行政处分的按下列规定执行：
（一）对直接责任人，情节较重的给予记过或记大过处分； 情节严重的给予降级以上直至开除处分。
（二）对负主要领导责任的责任人，情节较重的给予警告或记过处分；情节严重的给予记大过以上至撤职处分。
（三）对负有重要领导责任的责任人，情节较重的给予警告处分；情节严重的给予记过或记大过处分。
第四章 过错责任追究程序
第三十二条 县级以上人民政府负责对本级政府所属行政执法部门和下一级政府及其执法人员的行政执法责任进行追究。
县级以上人民政府所属行政执法部门负责对本部门执法机构和垂直管理的下一级行政执法部门及其执法人员的行政执法责任进行追究。
第三十三条 法律、法规授权组织及其执法人员的行政执法责任，由其上一级主管机关追究。
行政机关依法委托的组织及其执法人员的行政执法责任由委托机关承担后，委托机关再依照本办法追究。
第三十四条 上级行政机关对影响较大的行政执法责任案件，可以直接予以追究。
第三十五条 行政执法过错责任追究机关应当自收到署名的投诉、举报、控告等有关材料后10个工作日内进行审查。
经审查需要追究有关行政执法人员行政执法过错责任的，应当立案调查。对不符合受理规定决定不立案调查的，应当告知投诉人、举报人、控告人不立案调查的理由。
上级行政机关或者人大、政协等有关监督机关要求调查处理的，应当立案调查。
第三十六条 责任追究机关法制机构在立案调查中，对涉嫌违纪或者犯罪的案件应当移送监察机关或者司法机关处理。
第三十七条 调查工作应当由行政执法过错责任追究机构的两名以上工作人员进行。
第三十八条 被调查的行政执法机关及其行政执法人员应当积极配合调查，如实说明被调查的行政执法行为的有关情况。
第三十九条 行政执法过错追究机构及调查人员可以向有关知情的公民、法人或者其他组织进行调查。
第四十条 行政执法过错责任追究机构承办工作的有关人员与行政执法过错行为人有利害关系，或者具有其他可能影响公正处理原因的，应当回避。
第四十一条 行政执法过错责任追究机构在作出追究决定前，应当听取当事人的意见，当事人有权进行陈述和申辩。
第四十二条 根据调查结果，行政执法过错责任追究机关应当在30日内作出以下决定或认定：
（一）事实清楚、证据确实充分的，作出追究行政执法过错责任的决定；
（二）虽有行政执法过错行为，但具有本办法规定的免责情形的，作出不予追究行政执法过错责任的决定；
（三）事实不清楚，证据不确实充分的，作出不予追究行政执法过错责任的决定；
（四）没有行政执法过错行为的，作出没有行政执法过错行为的认定；
（五）应由其他机关处理的，作出移送有关机关处理的决定。
第四十三条 行政执法过错责任追究机关作出行政执法过错责任追究决定时，应当制作行政执法过错责任追究决定书。行政执法过错责任追究决定书应当载明以下内容：
（一）被追究行政执法过错责任的行政执法机关或者行政执法人员的基本情况；
（二）行政执法过错行为的事实和证据；
（三）行政执法过错责任的认定；
（四）行政执法过错责任追究的依据；
（五）行政执法过错责任追究机关的处理决定；
（六）不服行政执法过错责任追究决定的申诉途径、期限和方式；
（七）作出决定的机关和日期。
行政执法过错责任追究决定书必须盖有行政执法过错责任追究机关的印章。
第四十四条 行政执法过错责任案件的当事人不服行政执法过错责任追究机关作出的有关决定的，可以自收到决定书之日起30日内以书面形式向作出决定的行政执法过错责任追究机关申请复核；对复核结果不服的，可以自接到复核决定之日起15日内，向责任追究机关的上一级行政机关提出申诉；也可以不经复核，自接到决定书之日起30日内直接提出申诉。上一级行政机关应当自接到书面申诉材料之日起60日内作出审查决定；案情复杂的，可以适当延长，但延长的时间不得超过30日。
第四十五条 行政执法过错行为一经确认后，责任追究机关可以签发责令限期纠正令，责任机关及其责任人员应当自行纠正错误；拒不纠正的，对责任机关负责人予以行政处分。
第四十六条 责任追究决定作出后，由责任追究机关执行或者监督执行。责任机关或者责任人不按决定执行的，责任追究机关法制机构应当责令其执行。接到责令执行通知书而拒不执行的，对责任机关负责人予以行政处分。
第四十七条 新闻单位可以对行政执法责任追究案件进行舆论监督，对有错不纠、拒不接受监督的典刑案例，予以公开曝光。
第四十八条 行政执法机关对本机关发生的行政执法过错行为不按规定调查处理的，上级行政执法机关、同级人民政府法制机构和监察机关可以责令调查处理。接到责令调查处理的通知后，拒不执行的，追究该机关有关负责人的责任。
第四十九条 行政执法过错行为两年内未被发现的，不再追究有关行政执法机关及其行政执法人员的行政执法过错责任。
行政执法过错行为处于连续或继续状态的，追究时效从行政执法过错行为终了之时起计算。
法律、法规对追究时效另有规定的，从其规定。
第五十条 行政执法机关及其行政执法人员的行政执法过错行为造成社会恶劣影响，或者严重损害公民、法人和其他组织的人身权利、财产权利，确有必要予以追究的，不受追究时效限制。
第五章 附 则
第五十一条 县（市）人民政府和州人民政府所属行政执法部门可以依照本办法，制定实施细则。
第五十二条 本办法的具体运用问题由州政府法制办公室负
责解释。
第五十三条 本办法自发文之日起施行。
